Als marketeer beschik je over een hoop data. En toch gaan best wat concullega’s met data om, zoals een draak op zijn stapel goud zit. Heel mooi allemaal: maar wat doe je er precies mee?

Je stopt uren verzamelwerk in je data! En eens je jouw inzichten verwerkt in je presentatie, mist het aan slagkracht. Je punt sterft ergens midden in je powerpoint, omdat je jouw data niet vertaalt naar een verhaal waar de klant of je bedrijf mee aan de slag kan.

Bij BossData hebben we een bescheiden leger data-analisten. We delen hun inzichten zodat jij je data krachtiger kan inzetten tijdens je presentaties. Of, hoe zij het erg poëtisch noemen: storytelling with data.

 

First we think, then we ink 

 

Stort je niet meteen in de data tijdens de voorbereiding van je presentatie. Voor je aan de slag gaat, sta je best even stil bij vragen zoals: ‘Welke inzichten wil je overbrengen?’ of ‘Wat is het punt dat je wilt maken?’ Want data op zich zijn slechts getallen: een middel waarmee je jouw verhaal hoort te ondersteunen.

Dus, wat wil je overbrengen? Dit deel van de voorbereiding van jouw presentatie, noemen onze analisten ‘think’. En daar horen enkele best practices bij. 

 

1. Weet tegen wie je praat

Bij je doelgroep sta je vooraf best even stil. Hoe ga jij je communicatie afstemmen op wat zij belangrijk vinden? Zo ligt een CEO niet wakker van de click-through rate van je laatste advertentie. En al dat technische vakjargon zegt hem ook niet veel. Wat diezelfde CEO wél wilt weten, is hoe je een impact kan uitoefenen op de bottomline groei.

Enkele interessante vragen om je doelpubliek in kaart te brengen:

  • Wat vinden ze belangrijk?
  • Welke situaties proberen ze te vermijden?
  • Wat houdt hen tegen om tot actie over te gaan?
  • Naar wie luistert jouw doelpubliek?
  • Hoe meten zij succes?

 

2. Destilleer je verhaal tot een ‘3-minute story’

Nu je weet tegen wie je spreekt, moet je weten wat je wilt zeggen. Het ideale startpunt van je presentatie, is als je jouw verhaal tot 3 minuten beperkt. Stel dat je iemand een update moest geven van de parking naar de ingang van het gebouw. Hoe zou je dan vertellen wat je in je presentatie wilt overbrengen?

De opbouw van je ‘3-minute story’ is gelijk aan elke romcom die ooit verscheen: een plot, een twist en een einde. Je ‘Plot’ schetst hier de huidige situatie waar je publiek al van op de hoogte is. Je ‘Twist’ vertelt hen nieuwe informatie die de situatie instabiel maakt. En je ‘Ending’ legt de nadruk op de actie die genomen moet worden. 

Als je deze structuur als startpunt neemt, kan je zoveel in- en uitzoomen tijdens je presentatie als je wilt. De basis zal er steeds zijn om op terug te vallen wanneer je onder druk komt te staan.

 

3. Door de bomen het databos niet meer zien

Tijd om jouw ‘3-minute story’ uit te breiden, en vorm te geven in een presentatie. Denk daarbij kritisch na over elke grafiek die je gaat tonen.

Veel marketeers verliezen zich namelijk wel eens in data puking. Logisch ook, want je zit op een immense berg data. Dan denk je al snel: ‘doe die grafiek er ook maar bij’, zonder dat die iets toevoegt aan je discours. 

Maar geloof ons, niemand weet nog wat er op je 4e grafiek stond eens je aan slide 58 zit. Dus, keep it short & simple, baby!  Één slide, één grafiek: dat is de vuistregel. En indien je grafiek geen antwoord biedt op ‘so what’ of ‘why does this matter?’ => Verticaal klasseren die handel!

Benieuwd naar een voorbeeld van een slide die te veel wilt zeggen? Volgens Avinash is dit “een regelrechte k*tslide”.

 

4. Marathonpresentaties for the win? 

Probeer zeker te snoeien in het aantal ideeën dat je wilt overbrengen. Een marathonpresentatie is zeker niet de bedoeling. Marketing goeroe Avinash zweert bij het presenteren van maximaal 3 ideeën per uur: 40 minuten presenteren & 20 minuten discussiëren. 

Respecteer je die timing? Dan blijft de aandachtsspanne van je doelpubliek optimaal, én stijgt de kans dat je boodschap krachtig overkomt.

(blog gaat verder onder de banner)

Bottomline is, overtuig mensen van je idee, niet van het feit dat je goed bent met data. Of zoals Steve jobs (🕊) het ooit zei:

“You have to work hard to get your thinking clean to make it simple. But it’s worth it in the end because once you get there, you can move mountains.”

Nu weet je hoe je jouw data beter gebruikt om je verhaal kracht bij te zetten. Maar, hoe breng je jouw data best in beeld? Het oog wilt ook wat, natuurlijk. 

 

Enkele dashboard visualisatietips van onze data specialisten 

 

Als onze data specialisten over ‘ink’ praten, hebben ze het niet over hun nieuwe tattoo. Ze hebben het over hoe ze vanuit data duidelijke grafieken maken.

We vroegen onze guys & gals van het data department om stapsgewijs een ‘slechte’ grafiek om te tunen naar eentje van Champions League niveau. Aan de hand van de stappen die zij nemen, maak jij jouw grafieken binnenkort ook van shitty, naar litty.

 

Stap 1: neem je shitty graph

We zien een grafiek waar we op weekbasis de resultaten vergelijken tussen 3 verschillende jaren: 2020, 2021 en 2022. . De bedoeling is goed. Maar de uitwerking, die kon beter. 

 

Stap 2: spooky! Begin bij het skelet van je grafiek

Je grafiek skelet zijn zowat alle visuele hulpmiddelen die je gegevens ondersteunen. De X- & Y-as, de definitie van de rand, tijdsaanduiding, legende, het raster, … you get the gist. Dat skelet kuisen we het eerste op. (Keep It Short & Simple, remember?)

Praktisch: 

  • Kader rond de grafiek => 🗑
  • Het raster in de grafiek zelf => 🗑
  • De titel, X- en Y-as zetten we in het donkergrijs ipv. zwart. 
  • Op de horizontale as intervallen van enkele weken ipv. elke tijdsaanduiding te benoemen.
  • Legende mee opnemen in de titel
  • Titel links uitlijnen

Met deze aanpassingen zorgen we ervoor dat de grafiek enkel de essentie toont en een zekere rust uitstraalt. Ons brein moet minder informatie verwerken. Daardoor wordt de grafiek in 1 oogopslag een pak duidelijker. 

 

Stap 3: Show me the numbers. De gegevens van je grafiek aanpakken

In deze stap krijgen de gegevens in de grafiek een face-lift. Voor deze grafiek pasten we de volgende zaken aan. 

Markeer enkel de momenten die ertoe doen. Gebruik ze om de aandacht te vestigen op wat relevant is in de meeting en om dat wat je wilt bespreken te ondersteunen. (‘think’ fase, anyone?) Zo halen we hier alle markeringen uit de grafiek, omdat deze niets toevoegen. Wel voegen we de year-over-year resultaten van het moment toe. Aangezien dit relevant is voor onze presentatie. 

Daarnaast zetten we de kleur van de gegevensreeks uit de voorbije jaren in een lichtere tint. Op die manier springen de huidige resultaten beter in het oog. 

 

Stap 4: Waar kijken we eigenlijk naar?

De laatste – maar essentiële – stap is om context bij je grafiek toe te voegen. Door een verklarende titel & een KPI-referentie toe te voegen, zorg je ervoor dat je doelpubliek zo min mogelijk moet nadenken. Jij doet het interpreteren van de grafiek voor hen!

Before & After, shitty & litty

 

Zijn we de perfecte grafiek nabij?

 

Heus niet. Soms verdiep je jezelf als marketeer zo hard in de nieuwste statistische mogelijkheden, dat je de basis uit het oog verliest. 

De essentie van je data, en de mooie grafieken die daarbij komen kijken, is dat het slechts een hulpmiddel is. Een tool om je verhaal te vertellen, beslissingen te nemen en strategieën te bepalen. Maar data is nooit een doel op zich. 

Al is het wel fijn om te experimenteren met nieuwe zaken. Guilty as charged. 🙋‍♂️